La mise en place d’un logiciel intranet est un enjeu de taille pour améliorer l’efficacité au sein des entreprises. Cet outil est justement conçu pour faciliter l’accès à tous les services utilisés par les collaborateurs. Quoi qu’il en soit, sa conception doit être optimisée afin de répondre à toutes les exigences.
Comment fonctionne un logiciel intranet ?
Le logiciel intranet est un outil informatique utilisé uniquement par les collaborateurs. Celui-ci est généralement accessible via un navigateur internet. Cela signifie que son usage reste restreint, par ailleurs, il est nécessaire d’entrer un identifiant comprenant un nom d’utilisateur et un mot de passe pour pouvoir y accéder.
En principe, seuls les postes présents au sein de l’entreprise offrent l’accès au logiciel intranet. Toutefois, face au développement du télétravail qui prend de plus en plus d’ampleur, l’accès à distance à cet outil est parfois possible. Quoi qu’il en soit, ce dernier revêt une importance capitale dans le bon fonctionnement de la société. Justement, il intègre plusieurs fonctionnalités qui sont essentielles aux différents départements, notamment :
- Messagerie,
- Annuaire,
- Documents divers,
- Agendas,
- Chat de discussion,
- Espace pour les congés, etc.
Vous trouverez sur ce site https://www.intranet-inside.com/choisir-logiciel-intranet/ un guide permettant de sélectionner un logiciel intranet.
Pourquoi est-il nécessaire d’adopter un logiciel intranet dans une entreprise ?
Le développement d’un logiciel intranet est devenu indispensable puisqu’il permet d’optimiser de nombreux processus dans les entreprises. Grâce à cet outil, il est plus facile d’accéder et de partager des informations puisqu’il représente un espace de stockage pour tous les documents relatifs aux activités de l’entreprise. La recherche d’information est largement facilitée grâce à une fonctionnalité dédiée. Son usage est donc d’une grande importance pour favoriser la communication interne de la structure.
L’intégration d’un réseau social d’entreprise dans un logiciel intranet est aussi une option envisageable. De cette manière, les collaborateurs peuvent échanger afin de renforcer le sentiment de faire partie d’une communauté. D’un autre côté, cet outil est aussi important pour centraliser l’ensemble des connaissances concernant la structure. L’objectif est donc d’accumuler et surtout de partager ces informations, que ce soit d’ordre juridique ou des procédures diverses.
Par ailleurs, le logiciel intranet permet de créer un espace où chaque employé s’exprime librement tout en se sentant écouté et compris par ses collègues. Cet aspect est essentiel pour accroitre les sentiments d’appartenance qui impactent positivement sur la motivation de chacun. Cela dit, cet outil peut donc jouer un rôle essentiel au niveau de la productivité de l’entreprise.
Les critères essentiels du meilleur logiciel intranet
Adopter le meilleur intranet est primordial pour chaque entreprise afin de mieux centraliser les informations et garantir la fluidité de la communication. Afin d’améliorer l’expérience d’utilisation, cet outil doit avant tout être intuitif et surtout convivial. La prise en main doit être simple et rapide. Pour faciliter davantage l’accès aux informations, le logiciel devrait être accessible via tous les appareils mobiles comme les Smartphones ou autres.
Un logiciel intranet doit permettre aux employés de collaborer ensemble de manière efficace. Par conséquent, celui-ci intègre des fonctionnalités utiles, notamment le partage de documents, les outils de gestion divers, etc. Par ailleurs, il devrait également être possible de personnaliser les fonctionnalités pour mieux s’adapter aux réels besoins de l’entreprise.
En outre, le meilleur intranet se doit de garantir la protection de toutes les informations sensibles concernant la structure, mais aussi les collaborateurs. Ainsi, l’accès à l’outil devrait être renforcé avec des systèmes de contrôle avancés plus strictes.
